Image by Stuart Miles - freedigitalphotos.net
1. Hurtigere tilgang - workshops droppes
Normalt, når man har skullet udarbejde et model overblik over de nuværende processer, for at kunne finde uhensigtsmæssigheder i designet, har man været nødt til at indhente viden om processerne og deres sammenhænge gennem workshops og interviews.
Ulempen ved den tilgang er, at det er langsommeligt. Der skal afholdes en række workshops hvor nøglepersoner interviewes og processen tegnes og bearbejdes på whiteboard. Desuden vil proces konsulenterne i starten stille meget banale spørgsmål om processen, der kan opfattes som tidsspille af nøglepersonerne der besidder dyb forretningsviden.
Med Process Mining er det muligt at øge hastigheden betydeligt ved at udnytte de data, der allerede findes i IT systemerne. De fleste processer er i dag IT understøttet og de enkelte proces trin er derfor stemplet nede i IT systemerne.
Ved at udtrække de data kan vi med Process Mining springe workshops og interviews over og starte med et proces overblik, der er dannet automatisk på baggrund af de data, der er trukket ud af IT systemerne.
Traditionelt proces arbejde
Process Mining arbejds proces
2. Belaster organisationen mindre
Process Mining belaster organisationen meget mindre. Deltagelse i utallige workshops og interviews er tidskrævende og opleves ofte som en belastning for de nøglepersoner, der skal deltage.
Problemet er ofte, at de personer der skal deltage nødvendigvis må være nøglepersoner og/eller eksperter på den proces der analyseres. Disse personer er ofte i forvejen travle personer. Derudover har disse nøglepersoner ofte driftsmæssige opgaver i organisationen, og derfor er der ikke altid tid og ressourcer til at deltage i workshop forløb.
Det ses ofte, at oplagte procesforbedringsinitiativer bliver fravalgt, netop fordi der er for stor en belastning af organisationen. Det er ikke altid en hensigtsmæssig beslutning, men det forekommer ofte.
3. Mere præcist - baserer sig på fakta i stedet for subjektivitet
En kortlægning gennem workshops og interviews indeholder i sagens natur en hel del subjektivitet, da det baserer sig dels på interviewers opfattelse/fortolkning og dels på den interviewedes hukommelse og fortolkning. Ofte kan man gribe sig selv i at spørge: Er dette den virkelige proces, eller den proces vi tror vi har.
Process Mining har den fordel, at det bygger på data der allerede findes i IT systemerne. Og de data er jo fakta. De repræsenterer præcist hvordan processen har været udført.
4. Alle varianter er med - ellers umulige at fange
Med Process Mining får man alle varianter af processen med i overblikket og analysen, da alle proces gennemløb er med fra IT udtrækket.
Hvis proces overblikket udarbejdes via interviews og workshops er det næsten umuligt at fange alle variationer af processen. Ofte er det hun hovedvejen igennem og få oplagte afarter der fanges og modelleres.
5. Baserer sig på data der allerede findes - information der indeholder mange oplysninger
Det faktum at Process Mining baserer sig på data, der allerede findes i IT systemerne giver en række fordele når processen skal analyseres for uhensigtsmæssigheder. Ofte er der en række attributter relateret til proces trinnene, der kan give god indsigt.
Fordelene består i, at analysen af processerne kan indeholde meget mere information end der indhentes gennem workshops og interviews.
For eksempel kan det være, at der er oplysninger for hvert proces gennemløb om hvilken afdeling, division eller land der er udførende eller hvilket produkt det omhandler eller hvilket team der udfører processen. Disse oplysninger er vigtige, når der skal analyseres og findes forslag til proces forbedringer
6. Fokus flyttes fra hvordan til hvorfor
En meget vigtig pointe er, at Process Mining flytter fokus i proces analysen fra at handle om "Hvordan" til at handle om "Hvorfor".
I den traditionelle tilgang til procesoptimering, hvor processen først kortlægges gennem workshops og interviews, er tilgangen den spørgende tilgang. God praksis er at stille åbne spørgsmål omkring processen, indtil den fremstår klar og kan modelleres. Der stilles spørgsmål, der ikke kan besvares med et ja eller et nej - for eksempel hvad gør du når du udfører opgave X? Hvorfor gør du sådan? Gør du altid sådan? Hvad sker der bagefter? og så videre.
Med Process Mining bliver processen automatisk genereret ud fra de importerede data. Det betyder, at fokus kan flyttes fra at handle om "Hvordan" processen er til at handle om "Hvorfor" processen er som den er, hvorfor der er de varianter der er, hvorfor går processen langsomt bestemte steder og så videre.
Fokus flyttes altså med Process Mining fra et forståelses perspektiv til et udforskende perspektiv.
7. Fokus flyttes fra process design til process performance
Den traditionelle tilgang hvor processen modelleres/tegnes efter gennemførsel af en række workshops og interviews giver en model over hvordan processen er (eller som den opfattes at være).
Når processen skal forbedres ud fra det materiale, ses der efter uhensigtsmæssigheder og uhensigtsmæssige process mønstre. For eksempel ses der på: Er der overflødige processer, der ikke tilfører værdi og som med fordel kan fjernes? Er der manuelle processer, der med fordel kan automatiseres (IT understøttes)? Er der processer, der udføres sekventielt efter hinanden, der med fordel kunne udføres parallelt for at øge hastigheden? Er der mange rolleskift undervejs i procesforløbet, som med fordel kunne samles i færre roller for at mindske overdragelses spildtid?
Ovenstående er optimering af proces designet. Det vil sige en tilrettelæggelse (design) af en ny proces hvor designet af processen er anderledes og giver forbedringer. Udfordringen er, at det ikke vides hvor meget forbedringerne betyder, for det vides ikke hvordan de enkelte proces trin performer eller hvor der er flaskehalse i processen. Derfor kan det være ændringerne i proces designet ikke medfører forbedringer, fordi det ikke var de steder, der var (de væsentligste) problemer i processen.
For eksempel kunne det tænkes, at der i starten af processen var mange rolleskift og disse bliver elimineret - men måske blev disse proces trin udført hurtigt og uden problemer og flaskehalsen eller den langsomme gennemløbstid lå i slutningen af processen. Dette fanges ikke, da der er fokus på redsign og ikke performance analyse.
Process Mining giver indblik i hvordan processen performer, hvor hurtigt den gennemløbes og hvor der er flaskehalse. Disse steder kan der laves årsags statistikker for, og der kan analyseres dybere på dem.
Eksempel: Proces design optimering
Eksempel: Process Mining genereret proces
Eksempel: Process Mining performance overblik
8. Kan genkøres efter aktionsplaner er iværksat.
En fordel ved Process Mining er, at man efter endt Process Mining Analyse forløb kan have et antal aktionspunkter som kan sættes i værk for at forbedre processen. Herefter kan (udvalgte) aktionspunkter iværksættes, og Process Mining Anallysen kan gentages, fx efter et par måneder, for at konstatere hvilken effekt de iværksatte aktionspunkter har haft på processen.
Det er en stor force som er vanskelig at have ved den traditionelle proces kortlægning, hvor processen tegnes op. Der er det uklart præcist hvor uhensigtsmæssigheder er, og det er vanskeligt at påpege hvor meget processen i realiteten er blevet forbedret.
9. Dokumentationen findes i data - skal ikke vedligeholdes i A4 mapper
Image by Stuart Miles - freedigitalphotos.net
Traditionelt set modelleres processer i modelleringsværktøjer på PC med tilhørende beskrivelser. Men processer er dynamiske og ændrer sig med tiden. Ideelt set burde der være en proces ejer, der sørger for at vedligeholde proces dokumentationen i takt med, at den ændrer sig.
I realiteten sander dokumentationen til, og proces modellen bliver uaktuel over tid. Med Process Mining er det anderledes. Dokumentationen af processen genereres dynamisk fra gang til gang, så man kan sige, at dokumentationen ligger gemt i de allerede eksisterende data.
Væk er behovet for et tungt vedligeholdelsesapperat af proces dokumentation.
10. Værktøjer understøtter visualisering
Process Mining værktøjer har indbyggede visualiseringsmuligheder for gengivelse af processen og simulering af processen. Den menneskelige hjerne forstår visualiseringer meget bedre end beskrivelser, så dette er en meget stor fordel.
Eksempelvis kan nævnes muligheden for generering af en film hvor processen simuleres visuelt. Her bliver det synligt, hvor der er udfordringer i processen, uden der stilles krav til at kunden eller modtagerne skal kunne læse og forstå en proces model.
Det var en oversigt over nogle af de fordele Process Mining giver. der er selvfølgelig flere, men disse er nogle af de mest oplagte. Derudover er effektive processer nøglen til at være bedre, hurtigere eller skabe bedre kvalitet - kort sagt til at give konkurrencemæssige fordele.
