Serialiser ikke hvad der i virkeligheden er parallelt
En god tommelfingerregel, når man dokumenterer processer, er at undgå at serialisere processer, som i realiteten ikke udføres serielt. Det sker ofte, at parallelle processer dokumenteres som værende serielle, fordi det giver pænere og mere overskuelige diagrammer. Men også fordi en seriel proces illustrerer en slags huskeliste og/eller den rækkefølge, man vil anbefale at udføre proces trinnene i.
Et eksempel kunne være diagrammeringen af, hvordan man laver en burger – bare for at tage et helt banalt eksempel.
Processen illustrerer nok meget godt hvordan, man ville lave en burger. Processen er optegnet som en seriel proces, hvor rækkefølgen er strengt defineret. Det gør det nemt at overskue processen og det angiver den rækkefølge, man ønsker at tingene bliver udført i. Men det afspejler ikke virkeligheden særlig godt. Det er jo for eksempel helt uden betydning, om man tilsætter salt inden man tilsætter peber eller om man smør mayo på før man smør ketchup på – men processen er tegnet sådan, at rækkefølgen ikke kan brydes. Der kan altså ikke tilsættes peber førend, der tilsættes salt. Omvendt giver det nok god mening at man steger bøffen, inden man varmer bollen.
Hvis man fastholder processen på denne måde, så har man for det første ikke en proces, der afspejler hvordan man udfører den i praksis. Derudover er det ikke en særlig fleksibel proces, da den netop angiver at tingene SKAL udføres i en bestemt rækkefølge. Måske havde det i så tilfælde været bedre med en huskeseddel i stedet for et proces diagram.
Hvis processen skulle tegnes så den var mere virkelighedstro kunne den se sådan ud:
Nu er der indsat parallelle aktiviteter og diagrammet er mere virkelighedstro. Steg bøffen og start på opvarmning af bolle efter 5 minutter. Læg ost på den stegte bøf. Når både bøf og bolle er klar, skal der i tilfældig rækkefølge smøres mayo og ketchup på, og tilsættes salt og peber. Når alle aktiviteter er udført, skal burgeren samles.
I overstående flow tillades ikke, at der er aktiviteter, der udelades. Man kan for eksempel ikke lave en burger uden mayo, hvis det ønskes. Dette kunne dog godt være diagrammeret, hvis det var ønskeligt.
Hvordan håndteres det hvis processerne bliver for komplekse?
Meget komplekse processer kan være svære at diagrammere ud fra den traditionelle metode. Ovenstående eksempel er meget banalt og den proces vil være nem at identificere. Men andre mere komplekse processer kan være meget svære at identificere – især hvis de skal afspejle virkeligheden (som overstående eksempel viser kan være vanskeligt).
Proces mining er et godt værktøj til at identificere processer og give et korrekt billede af hvordan processerne udføres i virkeligheden.
En meget kompleks proces, hvor aktiviteterne udføres i helt vilkårlig rækkefølge og hvor det fra case til case er meget forskelligt hvilke aktiviteter der skal udføres, kan for eksempel være meget videnstunge processer. Et eksempel kunne være processen under en operation på et sygehus. Her vil der være mange parallelle aktiviteter og aktiviteterne kan udføres i forskellige rækkefølger alt efter behovet og den situation, man befinder sig i.
Process mining på sådanne processer vil typisk give et spaghetti diagram som dette eksempel:
I process mining værktøjer vil man kunne zoome ind på processen og få vist en forsimplet proces over det mest sandsynlige flow. Det vil give et fint billede og også et godt udgangspunkt til at undersøge for performance og hensigtsmæssighed i processen. Og på den måde vil det process mining genererede diagram kunne give stor værdi.
Det er dog mindre sandsynligt, at diagrammet vil kunne bruges som et arbejdsredskab under udførslen af processen. Dertil er processen simpelthen for kompleks og for anarkistisk i sin udformning. I sådanne tilfælde vil det være mere hensigtsmæssigt for eksempel at udarbejde et hierarkisk opgave diagram:
Et hierarkisk opgave diagram opdeler mål og opgaver i underliggende delopgaver, der skal til for at opfylde opgaverne/målene. Dertil kan der skrives planer, der angiver regler som fx om rækkefølger må være vilkårlige, eller er faste.
Proces mining er et godt værktøj til at identificere processen og selv ud fra en identificeret spaghetti proces, kan den faktiske proces identificeres. Måske til brug som afsæt for opbygningen af et opgave hierarki med planer for udførslen. Det kan så yderligere udbygges via Task mining teknikker. På den måde kan process mining give et første overordnet overblik over selv meget anarkistiske processer og task mining kan bruges til at udbygge processen med underprocesser i mere detaljeret form.
Gevinsten er diagrammering og fastholdelse af selv meget anarkistiske processer i et automatiseret og dynamisk miljø, der er nemt at tilgå og opdatere.
