Robotic Process Automation (RPA) er software robotter, der automatiserer og gentager interaktioner med computer systemer, som om det var en rigtig menneskelig bruger. På den måde automatiseres opgaver, som en bruger normalt ville skulle udføre.
Teknikken ligner lidt den måde, som man tidligere lavede screen scraping af websider på, for at hente information eller sende data via en formular, men RPA er en del mere modent og avanceret.
Traditionelt set når forretningsprocesser har været automatiseret, har det været strukturerede processer, hvor data har flydt gennem veldefinerede interfaces. Med RPA automatiseres de lidt mere ustrukturerede processer, som normalt har krævet en bruger som interagerer med et interface på en skærm.
For at komme godt igang med RPA er der et par udfordringer, der skal håndteres:
- Der skal udvælges de rigtige processer, der skal automatiseres
- Robotten skal "trænes" til at kunne håndtere processerne
Det er uhyre vigtigt at vælge de rigtige processer til RPA automatisering. Det gamle mundheld, at hvis der sættes strøm til en dårlig, ineffektiv og måske forkert proces så mange dobler man ulemperne forbundet til processen mens automatisering af en strømlinet effektiv proces mange dobler fordelene, gælder også her. Derudover er der en del erfaring der viser, at for hver krone investeret i RPA software, bruges der 10 kroner til konsulentbistand for at etablere RPA og lære robotterne, hvordan de skal udføre processerne.
Det er altså ikke ligemeget hvilke processer, der udvælges til RPA.
I forbindelese med udvælgelse af processer der skal automatiseres har flere RPA implementeringer en proces matrix, som forretningsbrugerne udfylder med oplysinger om hvilke processer de har, hvor ofte de udfører dem, hvor lang tid de bruger på udførslen og i hvor høj grad de er strukturerede og ikke behøver subjektive (menneskelige) beslutninger.
Udfordringen er, at det ofte er subjektive vurderinger, der ligger til grund til denne evaluering. Sammenholdt med den relativt store investering som RPA kan være, er det en fordel at gå mere objektivt til værks i forbindelse med udvælgelse af hvilke processer, der skal automatiseres med RPA. Det er her process mining kommer ind i billedet (klik her for en kort introduktion til process mining)
Følgende spørgsmål er relevante at vide noget om, for at kunne udvælge de processer der skal automatiseres, og nedenfor beskrives hvordan process mining kan give et objektivt svar på hvert af spørgsmålene:
- Hvilke processer har vi?
- Er processerne optimale?
- Er frekvensen af procesudførslen oplagt til automatisering?
- Hvor lang til bruger vi på processerne?
- Er processerne baseret på objektive regler?
Ad 1) Hvilke processer har vi?
Hvilke processer har vi? hvordan hænger de indbyrdes sammen? viser vores proces tegning processen som den er eller som vi tror den er eller som vi kunne tænke os den er? Det er altsammen rigtig gode spørgsmål og sjældent nogle, der kan gives et præcist svar på, fordi der er for meget subjektivitet involveret. Med process mining kan der ud fra faktuelle data i de eksisterende IT systemer genereres et overblik over de processer der er, baseret på fakta.
Nedenfor ses et udsnit af en proces tegning, der er genereret med process mining. Der fås et overblik over hvilke processer der findes og hvordan de indbyrdes hænger sammen. Alle IT understøttede processer er identificeret - ikke kun dem som interview personer kunne huske eller dem som vi har nået at tegne op.
Ad 2) Er processerne optimale?
Som tidligere omtalt er det ikke fornuftigt at automatisere en dårlig proces. Derfor giver det god mening at sørge for at processen er optimal, inden der lægges automatisering ned over.
Process mining giver mulighed for at analysere processen og derefter optimere den. I eksemplet fra Ad 1) kunne man stille sig følgende spørgsmål om processen:
Hvorfor sker der en tidlig ændring af rekvisitionen (Amend Purchase Requisition) i ca. 2% af tilfældene. Er det tegn på en dårligt udført proces?, manglende træning? eller?
Hvorfor stopper ca 10% af alle sager efter indkøbsrekvisitionen er analyseret første gang (Analyze Purchase Requisition)? Er det fordi brugeren ikke ved hvordan man kommer videre? Er der noget galt med processen?
Hvorfor er der forskellige forløb allerede efter indkøbsrekvisitionen er oprettet (Create Purchase Requisition)? Er det meningen? kunne det ensrettes, så der er en mere ensartet simpel proces?
Hvorfor er der så mange varianter af processen. Altså forskellige veje fra start til slut når der foretages indkøb via indkøbsrekvisitioner (som illustreret nedenfor)? Er det tegn på en dårligt udført proces? Kan det ensrettes noget mere? Er det tegn på for mange subjektive ikke-IT-understøttede beslutninger i processen?
Ad 3) Er frekvensen af procesudførslen oplagt til automatisering?
De processer der hyppigst udføres er naturligvis bedre kandidater til automatisering end de processer der sjældent udføres. Men hvilke processer udføres hyppigst?
Med process mining skabes let et overblik over hvilke procestrin der hyppigst udføres (som vist nedenfor) baseret på et faktuelt grundlag.
Ad 4) Hvor lang til bruger vi på processerne?
Men det er ikke nok at vide hvilke processer der hyppigst udføres. For at udvælge de rigtige automatiseringskandidater er det også nødvendigt at vide hvor lang tid det tager at udføre de enkelte processer.
Det overblik skabes også med process mining (som vist nedenfor) baseret på de faktiske data:
Her kunne processen også underlægges analyse. Der er for eksempel procestrin hvor der er stor variation af hvor lang tid det tager at udføre procestrinnet. Det kan være der er en god grund til dette, men det kan også være at processen kunne ensrettes og strømlines.
Ad 5) Er processerne baseret på objektive regler?
Det siger sig selv, at det er nemmere at automatisere processer hvor de beslutninger der skal tages undervejs under udførslen baserer sig på objektive beslutningsregler, end hvis de baserer sig på subjektive vurderinger foretaget af brugeren.
Identificeringen af om der er subjektive beslutningsregler kan være vanskelig. Men der er en tendens til at processer, der er veldokumenterede med høj detaljegrad og med få variationer i udførslen oftere baseres på objektive beslutningsregler - og her kan process mining være med til lettere at identificere dette.
