Jeg kom til at tænke på en dialog fra Alice i eventyrland hvor Alice spørger hvilken vej hun skal gå. Hun ved ikke hvor hun skal hen og svaret er derfor, at hvis ikke hun ved hvor hun skal hen, kan det være ligemeget hvilken vej hun går.
Jeg har set citatet nogle gange i forbindelse med diskussioner omkring proces forbedringer.
Tesen er, at det ikke giver mening at forbedre en proces, hvis ikke vi kender processen, vi i øjeblikket arbejder efter. For eksempel kan en virksomhed godt tale om, at en given proces tilsyneladende ikke er effektiv og fornuftig.
Det kunne for eksempel være salgsprocessen, hvor man kan se på forskellige KPI'er og målepunkter, at vi tilsyneladende ikke er effektive og måske kan nogle af de involverede personer ligefrem give eksempler på steder i processen, hvor der er uhensigtsmæssigheder.
Det er så fristende, at vedtage en ny proces. Problemet er bare, at hvis vi ikke har nogen anelse om hvordan den nuværende proces er, så er det umuligt at forbedre den - i hvert fald umuligt at vide om det er en reel forbedring.
Det svarer jo lidt til at sige, at den vej vi kører til arbejdet ikke er den mest optimale vej og så blot vedtage en ny vej at køre. Hvis vejen der køres til arbejdet ofte er vidt forskellig og det ikke vides med sikkerhed, hvor lang tid det tager - hvordan kan vi så vide, at den nye vej til arbejdet er et bedre valg? Det er det samme med proces forbedringer.
For at kunne forbedre en proces er man nødt til at kende den nuværende proces, for at kunne tage udgangspunkt i den og forbedre den, der hvor den er uhensigtsmæssig. Kendes den nuværende proces ikke, kan den ikke forbedres.
Der kan godt vedtages en anden/ny proces, men en forbedring af den eksisterende proces er det ikke - det er blot en anden proces - som måske måske ikke er bedre end den nuværende.
Typisk start af proces forbedringsarbejdet
Det er derfor proces forbedringsarbejde typisk starter med at fastslå hvordan den nuværende proces er. Det er den såkaldte As-Is proces, der skal fastlægges. Vejen hen til en As-Is proces, i en tilstrækkelig kvalitet til at foretage procesforbedring på, kan variere meget i tidsforbrug. Jo mere kompleks og jo flere måder at udføre den nuværende proces på, jo længere tid vil det tage at få den defineret.
Typisk designes As-Is processen gennem afholdelse af en række workshops. På disse workshops faciliteres ofte en interview gennemgang, hvor der stilles spørgsmål til nøglepersoner om, hvad der sker i processen. Hvad der sker forud for et proces trin, hvad der sker efter et proces trin, om det altid foregår sådan etc.
Illustrativt kan den traditionelle tilgang til udarbejdelse af As-Is processen vises således:
Outputtet af As-Is processen er en masse noter og kladde tegninger som tegnes ind i et modelleringsværktøj på computer i korrekt notation (trin 3 i illustrationen ovenfor). Det kunne for eksempel se således ud:
Der er ulemper forbundet med den traditionelle tilgang
For det første kan det være en langsommelig proces. De forretningsanalytikere der etablerer As-Is driagrammerne i en struktur som der kan arbejdes videre med, har brug for at få kendskab til processen i detaljer. Det gøres som nævnt ved at holde en række workshops. Og det tager tid før processen er fuldt forstået og fuldt detaljeret.
Udover en langsommelig proces, så belaster det drifts organisationen i den virksomhed/afdeling hvor As-Is processen skal beskrives. Man er nødt til at trække på nøgle personer til workshops, opfølgende spørgsmål og verificering.
Med process mining er det anderledes
Med process mining er det ikke længere nødvendigt at kende eller udarbejde As-Is processen, før man kan begynde at optimere processen, eller analysere på hvordan den performer. Process mining kan nemlig generere As-Is processen automatisk ud fra de data, der allerede findes i virksomhedens IT systemer.
Langt de fleste processer er i dag understøttet af IT. Tænk for eksempel på en salgsprocess. Det er registreret i IT systemer, når der er oprettet en ordre.
Det er registreret i IT systemer, når kunden faktureres. Det er registreret i IT systemer, når betaling er modtaget. Det er registreret i IT systemer, når varerne er afsendt. Alle disse proces trin findes allerede i IT systemerne.
Når de data trækkes ud af IT systemerne, kan process mining værktøjer automatisk tegne As-Is proces diagrammerne uden involvering af forretningens nøglepersoner.
Illustrativt kan process mining tilgangen til udarbejdelse af As-Is processen vises således:
Var dette blog indlæg interessant læsning? hvis ja, venligst del den da venligst med andre og kontakt os hvis din As-Is proces skal laves lidt hurtigere.
Comments